Công ty cần thuê xe tải để chở đều đặn hằng tuần thì sợ nhất cảnh này: 7 giờ sáng hàng đã đóng pallet ở cửa kho, xe hẹn 6 giờ 30 vẫn chưa tới. Gọi tài xế máy bận. Gọi nhà xe thì được hứa “đang chạy tới”. 8 giờ, khách bên kia gọi hỏi hàng đâu.
Gặp vài lần là hiểu: chọn nhà xe chạy lâu dài khác hẳn gọi một chuyến lẻ. Chuyến lẻ chỉ cần giá hợp lý và xe tới đúng giờ. Chạy lâu dài thì cần đơn vị giữ được nhịp nhiều tháng, xuất hoá đơn đều, có chuyện thì có người chịu trách nhiệm.
Bài này viết cho phòng mua hàng, bộ phận kho vận, chủ xưởng. Toàn là kinh nghiệm từ phía nhà xe: nên hỏi gì, ký gì, giữ quy trình ra sao để cuối tháng khỏi ngồi cãi nhau từng chuyến.
Công ty cần thuê xe tải thường vướng ở đâu
Phần lớn rắc rối không nằm ở giá. Nằm ở những thứ không ai nói rõ lúc đầu.
Hay gặp nhất là ba chuyện. Một, báo xe qua nhiều kênh lộn xộn: người nhắn Zalo, người gọi điện, người dặn miệng tài xế. Chuyến bị sót thì không biết ai báo.
Hai, hoá đơn. Chạy hai tháng mới biết nhà xe không xuất được hoá đơn VAT, hoặc xuất chậm, hoặc ghi tên dịch vụ không khớp hợp đồng. Kế toán không hạch toán được.
Ba, công nợ. Mỗi bên giữ một sổ. Cuối tháng lệch nhau vài chuyến, không ai có chứng từ đủ để chứng minh. Chuyện nhỏ thành to.
Tự chẩn đoán nhu cầu trước khi gọi nhà xe
Trước khi hỏi giá, công ty cần thuê xe tải nên tự trả lời mấy câu dưới đây. Trả lời càng rõ thì báo giá càng sát, càng dễ so giữa các nhà xe.
| Câu cần tự trả lời | Vì sao nhà xe cần biết |
|---|---|
| Hàng gì, đóng gói ra sao, một chuyến bao nhiêu kg và bao nhiêu khối | Quyết định cỡ xe và loại thùng: kín, bạt hay có bửng nâng |
| Chạy nội thành, liên tỉnh hay cả hai | Nội thành dính giờ cấm tải, liên tỉnh dính thời gian tài xế nghỉ |
| Bao nhiêu chuyến một tuần, có dồn vào cuối tháng không | Nhà xe cần giữ xe sẵn cho ngày cao điểm |
| Điểm lấy và điểm giao có hẻm nhỏ, cổng hẹp, giờ nhận hàng riêng không | Xe lớn vào không được là mất cả buổi |
| Cần hoá đơn VAT không, thanh toán theo chuyến hay theo tháng | Nhà xe nhỏ lẻ nhiều khi không đáp ứng được |
Gửi cùng bảng này cho ba nhà xe, so báo giá mới công bằng. Muốn biết một báo giá gồm những khoản nào để khỏi bị tính thêm, có thể xem thêm bài chi phí thuê xe gồm những khoản nào.
Kiểm tra năng lực đội xe trước khi giao việc
Nhà xe nào cũng nói có nhiều xe. Việc của bên thuê là kiểm cho ra.
Xe đứng tên ai, có bao nhiêu chiếc cùng cỡ
Hỏi thẳng: xe chạy cho mình là xe của công ty hay xe thuê ngoài. Thuê ngoài không có gì sai, nhiều nhà xe vẫn điều phối xe đối tác. Nhưng anh chị cần biết để hiểu ai chịu trách nhiệm khi có sự cố.
Câu quan trọng hơn: cùng cỡ xe mình hay dùng, họ có mấy chiếc, và mấy tài xế chạy được tuyến đó. Chỉ một xe một người thì ngày xe hỏng hay tài xế ốm, lịch của mình đứng luôn.
Giấy vận tải và chứng từ từng chuyến
Theo Điều 8 Nghị định 158/2024/NĐ-CP về hoạt động vận tải đường bộ, đơn vị kinh doanh vận tải hàng hoá phải cấp giấy vận tải cho lái xe trước khi chạy. Giấy này ghi tối thiểu tên đơn vị vận tải, biển số xe, tên người thuê vận tải, hành trình, số và ngày ký hợp đồng, loại hàng và khối lượng. Đơn vị vận tải phải lưu tối thiểu 3 năm.
Nghị định cũng quy định người gửi hàng ký xác nhận khối lượng hàng đã xếp lên xe. Việc bồi thường hàng hư hỏng, mất mát, thiếu hụt thì theo hợp đồng hoặc thoả thuận giữa hai bên.
Nói gọn: hợp đồng ghi gì thì đền theo đó. Không ghi thì cãi nhau.
Công ty cần thuê xe tải nên ký hợp đồng nguyên tắc
Mỗi chuyến ký một hợp đồng thì kế toán hai bên đều mệt. Công ty cần thuê xe tải chạy đều thường ký một hợp đồng nguyên tắc cho cả năm, từng chuyến chỉ cần lệnh báo xe và biên bản giao nhận.
Hợp đồng nguyên tắc nên chốt được những điểm sau:
- Bảng cước theo tuyến và cỡ xe, cách tính khi phát sinh điểm dừng, chờ bốc xếp, chạy đêm.
- Cách báo xe: qua kênh nào, trước bao lâu, ai được quyền báo.
- Trách nhiệm khi hàng hư hỏng, thiếu hụt, và mức đền.
- Xử lý khi nhà xe bỏ chuyến hoặc trễ giờ.
- Kỳ đối soát, kỳ xuất hoá đơn, hạn thanh toán.
- Điều kiện điều chỉnh cước khi giá dầu biến động mạnh.
Từng điều khoản có bài riêng: hợp đồng nguyên tắc với nhà xe.
Hoá đơn VAT công ty cần thuê xe tải phải hỏi trước
Đừng đợi cuối tháng mới hỏi chuyện hoá đơn. Hỏi ngay từ lúc báo giá.
Ba câu nên hỏi: nhà xe có tự xuất hoá đơn điện tử không, xuất theo từng chuyến hay theo kỳ, và tên dịch vụ trên hoá đơn ghi thế nào để khớp hợp đồng.
Về thời điểm lập hoá đơn, quy định chung trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, là với cung cấp dịch vụ thì lập hoá đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong lúc làm dịch vụ thì lập khi thu tiền. Những điểm mới của nghị định sửa đổi được tóm tắt trên cổng Xây dựng chính sách của Chính phủ.
Chạy nhiều chuyến trong tháng thì xuất từng chuyến hay gom lại, để kế toán hai bên thống nhất theo quy định rồi ghi vào hợp đồng. Đừng mặc định cuối tháng gom một tờ.
Chốt quy trình báo xe cho công ty cần thuê xe tải thường xuyên
Nhiều lỗi mất chuyến bắt nguồn từ khâu báo xe, không phải do nhà xe.
Quy trình gọn nhất chúng tôi thấy hiệu quả gồm bốn bước:
- Một đầu mối mỗi bên. Bên thuê có một người được quyền báo xe, có người thay khi vắng. Bên nhà xe có một điều phối nhận lệnh.
- Một kênh duy nhất. Chọn một nhóm chat hoặc một email chung. Gọi điện thì sau đó vẫn nhắn lại vào kênh đó để có dấu vết.
- Lệnh báo xe đủ năm thông tin. Ngày giờ lấy hàng, điểm lấy và điểm giao, loại hàng và khối lượng, cỡ xe, người liên hệ hai đầu.
- Nhà xe xác nhận lại. Trả lời biển số xe, tên và số điện thoại tài xế. Chưa nhận được xác nhận thì coi như chưa có xe.
Báo trước bao lâu thì tuỳ tuyến. Chuyến nội thành giờ hành chính thường báo từ chiều hôm trước là an toàn. Chuyến liên tỉnh hoặc xe lớn nên báo sớm hơn, vì xe có thể đang chạy tuyến khác chưa về.
Khi nhà xe bỏ chuyến hoặc trễ giờ
Chạy lâu dài thì sớm muộn cũng có ngày xe hỏng, kẹt đường, tài xế ốm. Cái cần là cách xử lý thống nhất trước, không phải lời hứa không bao giờ trễ.
Ghi vào hợp đồng những gì
- Nghĩa vụ báo sớm. Nhà xe biết sẽ trễ thì phải báo ngay, kèm giờ tới dự kiến. Báo trễ khi hàng đã lỡ thì coi như không báo.
- Xe thay thế. Trong khoảng thời gian nào nhà xe phải điều xe khác tới.
- Chi phí phát sinh. Nếu bên thuê phải gọi xe ngoài giá cao hơn vì nhà xe bỏ chuyến, phần chênh ai chịu.
- Ngưỡng chấm dứt. Bỏ bao nhiêu chuyến trong một kỳ thì bên thuê được quyền chấm dứt hợp đồng.
Chiều ngược lại cũng ghi rõ: xe tới đúng giờ mà kho chưa có hàng thì tiền chờ tính thế nào. Công ty cần thuê xe tải lâu dài mà sòng phẳng hai chiều thì nhà xe mới giữ xe cho mình.
Đối soát công nợ cuối tháng không cãi nhau
Cách làm đơn giản: mỗi chuyến có một mã riêng, ghi trên lệnh báo xe và trên biên bản giao nhận. Người nhận ký xác nhận, chụp ảnh gửi vào kênh chung ngay khi giao xong.
Cuối tháng, nhà xe gửi bảng kê gồm mã chuyến, ngày, tuyến, cỡ xe, cước, phụ phí nếu có. Bên thuê chỉ việc so từng mã với sổ của mình. Chuyến nào lệch thì mở ảnh biên bản ra xem. Mười phút là xong.
| Cột nên có trong bảng kê | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Mã chuyến | Khớp với lệnh báo xe và biên bản |
| Ngày, biển số, tài xế | Tra lại khi có khiếu nại |
| Điểm lấy, điểm giao | Kiểm cước đúng tuyến |
| Cước chính và phụ phí tách riêng | Thấy ngay khoản nào phát sinh |
| Ghi chú sự cố | Đối chiếu với sổ trễ chuyến |
Phụ phí luôn tách thành dòng riêng, kèm lý do. Gộp vào cước chính là nguồn cãi nhau số một.
Dấu hiệu công ty cần thuê xe tải nên đổi nhà xe
Đổi nhà xe tốn công. Phải chạy thử, dạy lại quy trình, làm lại hợp đồng. Nên chỉ đổi khi thấy dấu hiệu rõ:
- Trễ chuyến lặp lại mà không báo trước, dù đã nhắc.
- Hoá đơn xuất chậm nhiều kỳ liên tiếp.
- Bảng kê cuối tháng lần nào cũng lệch, và lệch theo hướng có lợi cho nhà xe.
- Không chịu tách phụ phí, không giải thích được khoản phát sinh.
- Hàng hư hỏng mà né trách nhiệm, không lập biên bản tại chỗ.
Một lỗi thì nói chuyện. Lặp lại thì tính đường khác.
Mẹo cho công ty cần thuê xe tải số lượng lớn: giao nhà xe chính phần lớn khối lượng, để một đơn vị dự phòng chạy vài chuyến mỗi tháng cho quen việc.
Hùng Vương nhận chở thường xuyên cho doanh nghiệp thế nào
Công Ty TNHH Vận Tải & Chuyển Nhà Hùng Vương có xe tải từ 1 tới 15 tấn, nhận chở hàng nội thành TP.HCM và các tuyến Bắc Trung Nam, cùng chuyển kho xưởng và chuyển văn phòng.
Với khách chạy thường xuyên, chúng tôi làm đúng những gì bài này nói: một kênh báo xe, xác nhận biển số và tài xế trước mỗi chuyến, hoá đơn theo hợp đồng, bảng kê đối soát theo kỳ. Nhu cầu gần như ngày nào cũng cần xe thì có thể tính phương án thuê xe tải theo tháng thay vì tính từng chuyến.
Giá phụ thuộc tuyến và khối lượng nên chúng tôi báo theo từng trường hợp, không đưa một con số chung.
Câu hỏi công ty cần thuê xe tải hay đặt ra
Công ty cần thuê xe tải có bắt buộc ký hợp đồng không
Nên có. Nghị định 158/2024/NĐ-CP yêu cầu giấy vận tải ghi số và ngày ký hợp đồng, và việc bồi thường hàng hư hỏng thực hiện theo hợp đồng hoặc thoả thuận. Chạy thường xuyên thì một hợp đồng nguyên tắc là gọn nhất.
Nhà xe nhỏ không xuất được hoá đơn VAT thì sao
Doanh nghiệp cần hạch toán chi phí thì nên chọn đơn vị tự xuất được hoá đơn điện tử. Hỏi rõ ngay từ lúc báo giá, đừng để chạy rồi mới biết.
Công ty cần thuê xe tải nên báo xe trước bao lâu
Nội thành giờ hành chính thường báo từ chiều hôm trước. Liên tỉnh hoặc xe lớn nên báo sớm hơn. Tốt nhất là ghi mốc báo trước vào hợp đồng để hai bên cùng theo.
Xe trễ làm lỡ hàng thì ai chịu
Tuỳ điều khoản đã ký. Hợp đồng nên ghi rõ nghĩa vụ báo sớm, thời hạn điều xe thay và ai chịu phần chênh khi phải gọi xe ngoài.
Hàng hư hỏng trên đường đền thế nào
Lập biên bản ngay tại chỗ, có chữ ký tài xế và người nhận, chụp ảnh hiện trạng. Mức đền theo hợp đồng. Hàng giá trị cao thì nên mua thêm bảo hiểm hàng hoá riêng.
Gọi để chốt lịch chạy thử
Công Ty TNHH Vận Tải & Chuyển Nhà Hùng Vương, mã số thuế 0316324699, địa chỉ Số 48 đường 50A, Khu Phố 9, Phường Tân Tạo, TP.HCM.
Hotline 0845.442.442. Anh chị báo loại hàng, tuyến hay chạy và số chuyến mỗi tuần, điều phối sẽ gọi lại báo giá theo tuyến và thống nhất cách báo xe. Nên cho chạy thử một kỳ ngắn: xe tới đúng giờ, tài xế nghe máy, biên bản gửi về đủ, bảng kê khớp thì mới ký dài hạn.
Thấy bài có ích thì gửi cho đồng nghiệp bên kho vận hay phòng mua hàng đang tìm nhà xe. Lưu số lại, lúc cần xe gấp khỏi phải tìm.
